Класні журнали, як в паперовому і так і в електронному вигляді є шкільними документами, які згідно Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН України від 25 червня 2018 року та відповідно до рекомендацій листа-роз’яснення МОН України від 03.10.2018 року № 1/9-596 «Щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти» повинні зберігатися в закладі освіти впродовж 5 років, що не призведе до дублювання ведення класних журналів та щоденників у паперовій та електронній формі, а тому лише полегшить ведення документообігу у школах та здійснення контролю за його веденням.
Відповідно до наказу МОН від 8 серпня 2022 року № 707 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі» (зареєстрований у Міністерстві юстиції України 9 вересня 2022 за № 1029/38365).
У школах класний журнал вестиметься в електронній формі без потреби дублювання його на папері. Заклад може обирати будь-яку електронну освітню інформаційну систему (ОІС), яка надає послугу з ведення електронного класного журналу або ж скористатися безкоштовним державним сервісом «eJournal» на базі програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту».
Крім того, ділова документація не обмежується електронним класним журналом. Тепер з‘явилася можливість вести в електронній формі документи, що можуть створюватися у процесі діяльності закладу освіти, зокрема обов’язкових (крім тих документів, які потребують зберігання понад 70 років).
Дозволено вести у електронній формі такі документи:
- класний журнал для I-IV класів;
- класний журнал для V-XI (ХІІ) класів;
- журнал обліку пропущених і замінених уроків;
- журнали здобувачів середньої освітиза індивідуальною формою;
- журнал факультативних та гурткових занять;
- журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
- особові справи здобувачів освіти;
- алфавітну книгу здобувачів освіти;
- особову справу педагогічного працівника;
- журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
- накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);
- річний план роботи закладу освіти;
- розклад навчальних занять;
- свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.
Діюча нормативна база щодо ведення класного журналу:
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»
Закон України «Про електронні довірчі послуги»
Наказ МОН № 21 від 09.01.2020 року «Про внесення змін до наказу МОН № 1362 від 07.12.2018»